Über Klassifikation, Jev und TypeSafe. Und warum dem Mittelstand die Modelldiskussion egal sein kann

Mein früherer Mentor Ashley hat diese Woche den Artikel geschrieben, den ich jedem empfehle, der KI nicht als Chat, sondern als Teil eines Prozesses denkt. Es geht um Jev, das Modell von TypeSafe AI, das keine Texte schreibt, sondern Fragen mit einer typisierten Antwort und einer Wahrscheinlichkeit beantwortet. Ashley baut damit gerade ein Assistenzsystem für Aktuare. Der Satz, der mir hängen geblieben ist, steht in der Mitte des Artikels, nicht in der Überschrift: „Code owns the control flow.“

Das Steuer wird nicht dem Zufall überlassen. Ein Workflow braucht deterministische Regeln, das Modell beantwortet nur die spezifischen Fragen, für die es Pattern Matching braucht, und das Programm setzt die Antworten zusammen. Das Gegenteil hält in Prozessen ohne Aufsicht nicht: Ein Agent, der selbst entscheidet, was er als Nächstes tut, hat in jeder Schleife eine Gelegenheit, abzudriften, und dann wird sehr viel Software geschrieben, um ihn auf Kurs zu halten.

Ashley schreibt das aus der Sicht eines Rückversicherers. Unsere Kunden finden sich mittlerweile hauptsächlich im deutschen Mittelstand, vor allem gemeinsam mit unserem Partner Kendox. Und dort heißt „der Code“ etwas sehr Konkretes.

Der Code ist der Workflow, und den hat der Betrieb schon

Wer ein Dokumentenmanagement betreibt, hat die wichtigsten Entscheidungen längst getroffen. Im Rechnungseingang steht, wer eine Rechnung sachlich prüft, wer sie freigibt, ab welchem Betrag ein zweiter Freigeber nötig ist und wann sie ans ERP geht. Im Posteingang steht, welches Schreiben zu welcher Akte gehört und wer es bekommt. In der Akte steht, was vollständig heißt. Und alles davon wird protokolliert, weil ein Prüfer in drei Jahren fragt.

Kendox InfoShare ist so ein System: Rechnungseingang mit anpassbarem Freigabe-Workflow, Posteingang, Akten, Übergabe an SAP oder Microsoft Dynamics, rund 1.500 Installationen im deutschsprachigen Raum. Der Code aus Ashleys Satz ist hier eine Reihe von Regeln, die eine Buchhaltungsleiterin oder ein Kämmerer festgelegt hat, oft vor Jahren, und die jeder im Haus kennt. Diese Regeln sind das Wertvollste am Prozess. Sie bilden ab, wie der Betrieb entscheidet, und sie sind genau das, was bei einem KI-Projekt verloren geht, wenn man es mit einem Agenten anfängt statt mit dem Workflow.

Was wir gemeinsam mit Kendox in die Masse bringen

Konkret sieht das bei gemeinsamen Kunden so aus. feld.ai ist nativ in InfoShare eingebunden, die Nutzer arbeiten in ihrer gewohnten Oberfläche, und der Workflow ruft uns, wenn er eine Antwort braucht:

• Automatischer Rechnungseingang. Welche Rechnung ist das, von wem, mit welchen Positionen, und wohin gehört sie.
• Eingehende Post automatisch der richtigen Akte zuordnen. Die unscheinbarste Arbeit im ganzen Prozess, und die, die am meisten Zeit kostet, wenn sie ein Mensch macht.
• Akten auf Vollständigkeit prüfen und Rückfragen vorschlagen. Fehlt etwas, das laut Regel da sein müsste, und was muss man wen fragen.
• Schwärzen. Welche Stelle im Dokument ist personenbezogen und darf nicht nach außen.
• Prüfung von Kosten gegen Verträge. Passt die Position zu dem, was vereinbart war, und woran sieht man es. Die Freigabe bleibt im Workflow, bei dem Menschen, der laut Regel zuständig ist.
• Automatische Angebotserstellung. Welche Anfrage ist das, was wurde ähnlich schon einmal angeboten, welche Positionen gehören hinein.

Das sind lauter Klassifikationsfragen. Wir beantworten sie auf eigener Infrastruktur, mit großen Sprachmodellen, mit feinabgestimmten kleinen Modellen und mit allem, was sonst hilft, und zwar so, dass es im Prozess funktioniert, nicht so, dass es in einer Demo gut aussieht. Jede Antwort kommt mit einer Wahrscheinlichkeit und mit der Stelle im Original, aus der sie stammt. Der Workflow entscheidet, was damit geschieht: über einer Schwelle weiter, darunter zu dem Menschen, der laut Regel zuständig ist. Die Installation läuft als eigenständige Instanz in der Umgebung, die Kendox wählt.

Das ist genau diese Architektur, nur ohne dass jemand sie neu bauen muss. Das Neue an Jev ist, dass diese Bauart jetzt einen Namen hat und dass die Antwort billig und schnell genug wird, um sie dreimal zu stellen statt einmal. Das Neue ist nicht, dass das Modell den Prozess übernimmt.

Ein Beispiel: Post, Akte, Rückfrage

Ein Schreiben kommt herein, ein Widerspruch gegen einen Gebührenbescheid, sagen wir. Die erste Frage lautet nicht „was steht drin“, sondern: Zu welcher Akte gehört es? Ist die Akte zugeordnet, stellt der Workflow seine Fragen, so wie sie in jeder Arbeitsanweisung stehen, die ein erfahrener Sachbearbeiter hinterlässt: Fehlt eine Unterlage? Stimmt der Adressat? Ist die Frist gewahrt? Ist die Fläche belegt, und womit?

Jede dieser Fragen bekommt eine Antwort mit Wahrscheinlichkeit und Fundstelle. „Frist gewahrt: 99 Prozent, Seite 2, Zustellvermerk“ ist eine Entlastung. „Fläche belegt: 71 Prozent, Anlage 3“ ist eine Arbeitsanweisung: Hier hinschauen, und das ist die Rückfrage, die der Workflow gleich vorschlägt. Die Sachbearbeiterin sieht nicht mehr alle Fragen, sondern die zwei, für die man sie braucht. Und die Zusage, die vor Jahren jemand am Telefon gemacht hat, steht in keiner Akte; die sieht kein Modell, und deshalb bleibt im Workflow eine Frage, die nur ein Mensch beantwortet: Fehlt hier etwas, das nicht im Dokument ist?

Und der Prüfer? Eine Entscheidung aus zehn benannten, einzeln einsehbaren Antworten ist prüfbarer als ein Absatz, der nach der Entscheidung erzeugt wurde. Die Wahrscheinlichkeit muss der Prüfer glauben. Den Zustellvermerk kann er lesen. Und das Protokoll liegt dort, wo es hingehört: im DMS, neben der Akte, nicht in einem Chatverlauf.

Die Schwachstelle war nie das Modell

Die Schwachstelle in diesen Projekten war nie, dass ein weiteres Modell fehlt. Natürlich müssen die Modelle besser werden, und natürlich ist die nächste Runde willkommen (hello, TypeSafe). Wenn die Antwort auf „welche Akte“ und „ist die Frist gewahrt“ billiger und schneller wird, stellen wir sie öfter, und das ist gut so. Die Bauart hinter Jev ist inzwischen mehrfach nachgebaut; welches Modell in zwei Jahren die Fragen beantwortet, weiß niemand. Was bleibt, ist der Workflow: die Fragen, die der Fachbereich aufgeschrieben hat, die Schwelle, die die Geschäftsführung unterschrieben hat, das Protokoll. Das gehört dem Betrieb und überlebt jeden Modellwechsel.

Die wahre Schwachstelle ist dieselbe wie seit Ewigkeiten: Weiß der Mensch überhaupt, was was ist? Welche Rechnung ist eine Ausnahme, welches Schreiben gehört in welche Akte, was heißt vollständig, wer darf freigeben, und wer merkt, wenn die Maschine danebenliegt. Dazu kommt das, was in keinem Modellvergleich vorkommt: Die Kollegin, die seit fünfzehn Jahren jede Rechnung anschaut, muss wollen, dass sie nur noch die Ausnahmen sieht. Der Kämmerer muss die Schwelle unterschreiben. Der IT-Leiter muss die Stichprobe einrichten, die nachmisst, ob 95 Prozent wirklich 95 Prozent sind. Ein Modell ist nicht das Christkind, das ROI auf Wunsch pünktlich liefert. Die Realität ist leider realer.

Deshalb kann dem Mittelstand die Modelldiskussion ziemlich egal sein. Die erste Frage lautet nicht „welches Modell“, sondern: Wer im Haus weiß, was was ist, und wo steht es? Der Workflow, der das abbildet, ist die wichtigste Regel des ganzen KI-Projekts, und meistens gibt es ihn schon. Wie die Integration in ein DMS bei uns aussieht, steht auf der Seite für Software-Partner.

Der Unterschied zwischen Theorie und Praxis ist, wie eine weise Person einmal formulierte, in der Theorie kleiner als in der Praxis. Und weil die Praxis die besseren Beispiele hat: Wer welche kennt, wo es auch für Menschen schwierig ist, „banale“ Prozessentscheide zu treffen (Stimmt die Rechnung? An wen als Nächstes? Was will der Kunde überhaupt?), dem bin ich dankbar, auf LinkedIn oder per E-Mail.