80 Prozent Automatisierung sind noch keine 80 Prozent Ersparnis

Matthias Terzer hat aufgeschrieben, wie er entscheidet, ob sich ein KI-Projekt lohnt. Drei Fragen, in dieser Reihenfolge: Ist es überhaupt machbar? Löst es ein echtes Problem für den Kunden? Wie hoch ist der Automatisierungsgrad, und rechtfertigt er den Aufwand?

Die Reihenfolge ist das Beste daran. Wer die Machbarkeit zuerst prüft, spart sich die Projekte, die erst im vierten Monat an einem Endpunkt scheitern, den es nicht gibt. Und sein Spesenbeispiel — ein Prozess, der firmenweit eine Stunde pro Woche kostet, ist kein Automatisierungsfall, egal wie elegant die Lösung wäre — sollte man sich über den Schreibtisch hängen.

Bei der dritten Frage würde ich eine Kleinigkeit anders zählen.

Sein Richtwert lautet: „Ein KI-Projekt macht dann wirklich Sinn, wenn es mindestens 80 Prozent eines Prozesses automatisiert, und zwar mit hoher Präzision.” Er relativiert ihn selbst gleich — 40 Prozent auf einem großen Prozess können mehr wert sein als 80 auf einem kleinen. Genau da liegt aber der Punkt, den ich noch weitertreiben würde: Der Automatisierungsgrad ist eine Aussage über die Maschine. Die Ersparnis ist eine Aussage über den Menschen, der danach noch am Schreibtisch sitzt.

Zwei Posteingänge, beide zu 80 Prozent automatisiert.

Im ersten liefert das System Werte ohne Herkunft. Der Sachbearbeiter weiß nicht, welche der Zahlen zu den sicheren 80 Prozent gehört und welche zu den unsicheren 20. Also sieht er alles durch. Automatisierungsgrad 80 Prozent, Ersparnis null. Genau genommen sogar negativ, weil das Prüfen fremder Ergebnisse langsamer geht als das eigene Eintippen.

Im zweiten sagt das System zu jedem Wert, woher er stammt — welche Seite, welche Stelle, welche Konfidenz. Jetzt wird aus den 20 Prozent eine Arbeitsliste. Der Rest läuft durch, und der Mensch bearbeitet das, was tatsächlich unklar ist. Dieselbe Zahl auf dem Papier, ein völlig anderer Monatsabschluss.

Der Unterschied ist keine Modellfrage. Beide Systeme können dasselbe Modell verwenden. Er entsteht davor und danach: beim sauberen Trennen und Klassifizieren des Eingangs, und bei der Frage, ob jeder extrahierte Wert auf seine Belegstelle im Originaldokument zurückzeigt.

In unseren produktiven Umgebungen liegt die Kopffeld-Erkennung über 96 Prozent, und bei einem deutschen Logistikkonzern gehen 96 Prozent der Frachtrechnungen im ersten Durchlauf korrekt durch. Die für den Kunden interessantere Zahl ist aber nicht die 96. Es ist die Zeit, die auf die verbleibenden vier Prozent entfällt — und die ist nur deshalb klein, weil das System sagen kann, welche vier Prozent es sind.

Ich würde Matthias’ drei Fragen deshalb um eine vierte ergänzen, die nach der dritten kommt:

Was kostet der Rest? Also: Wie viele Fälle bleiben übrig, wie lange dauert einer, und — die Frage, die am häufigsten vergessen wird — muss jemand die automatisierten Fälle trotzdem noch ansehen? Wenn ja, ist der Automatisierungsgrad eine Kennzahl fürs Datenblatt und nicht für die Rechnung.

Das lässt sich vor dem Projekt beziffern, ohne Pilot: Belege pro Monat mal Minuten pro Beleg mal Vollkostensatz, einmal für heute und einmal für die erwartete Nachbearbeitung. Wer dabei für die automatisierten Fälle null Minuten einsetzt, sollte das begründen können.

Und weil der Zeitraum länger ist, als die meisten Rechnungen annehmen: Ein Beleg aus 2026 ist in Deutschland bis Ende 2034 aufbewahrungspflichtig. Wer 2032 erklären muss, wie ein Betrag zustande kam, braucht die Herkunft des Werts — nicht das Modell, das ihn erzeugt hat. Warum acht Jahre Aufbewahrungspflicht und vierzehn Monate Modelllebensdauer nicht zusammenpassen, haben wir separat aufgeschrieben.

In der Sache sind wir uns einig, und sein Schlusssatz gilt unverändert: Ein gutes KI-Projekt ist kein Selbstzweck, sondern eine Investition, die sich in echten Stunden rechnen muss, die echte Menschen nicht mehr aufwenden. Ich würde nur darauf bestehen, diese Stunden auch wirklich zu zählen — statt den Automatisierungsgrad für sie einzusetzen.

Wie die vierte Frage in der Praxis beantwortet wird — mit Herkunftsnachweis für jeden Wert und einer Arbeitsliste statt einer Vollprüfung — steht auf der Seite zur automatisierten Dokumentenprüfung. Wer die Rechnung für den eigenen Posteingang aufstellen will, kann das in einem Erstgespräch mit echten Belegen tun.