Angebote automatisch aus Preisanfragen erstellen: So funktioniert es mit KI

Das Wichtigste in Kürze — Eine Preisanfrage kommt als PDF, E-Mail oder Leistungsverzeichnis. Eine KI liest sie, erkennt Artikel, Mengen und Spezifikationen, ordnet jeder Position den Preis aus Preisliste, Rahmenvertrag oder Angebotshistorie zu und erzeugt ein Angebot im Layout des Hauses — das dann ein Mensch freigibt. Positionen ohne belegbaren Preis werden markiert, nicht geraten. Das fertige Angebot liegt typischerweise innerhalb weniger Minuten zur Freigabe vor. Der Engpass ist nicht die Technik, sondern die Frage, wo im Betrieb die Preislogik tatsächlich steht.

Welche Lösung erstellt automatisch Angebote aus Preis-Anfragen?

Dieser Beitrag erklärt das Verfahren. Das Produkt dazu — automatisierte Angebotserstellung mit Ablauf, Integrationen und FAQ — steht auf der Lösungsseite.

Die kurze Antwort: eine Lösung, die drei Dinge in einem Durchlauf kann. Sie liest die Anfrage, egal ob sie als PDF, als E-Mail-Text, als Excel-Leistungsverzeichnis oder als Word-Dokument kommt. Sie zerlegt den Inhalt in Positionen — Artikel, Menge, Spezifikation, Sonderwunsch. Und sie holt sich für jede Position den Preis aus den Quellen, die das Unternehmen bereits pflegt: Preisliste, Rahmenvertrag mit diesem Kunden, frühere Angebote an ihn. Am Ende steht ein Angebotsdokument im gewohnten Layout, das zur Freigabe vorgelegt wird.

Die längere Antwort ist, dass das Wort „automatisch“ hier an zwei Stellen ehrlich gelesen werden muss. Automatisch ist das Lesen und das Zusammensetzen. Nicht automatisch, und das ist Absicht, ist der Versand. Ein Angebot ist ein rechtsverbindliches Dokument. Die letzte Entscheidung trifft ein Mensch, und zwar an einer Stelle, an der er nur noch das prüft, was die Maschine als unklar markiert hat.

Warum ist die Angebotserstellung so lange manuell geblieben?

Weil die Eingabe unordentlich ist. Eine Bestellung hat ein Format, eine Rechnung hat Pflichtfelder, eine Preisanfrage hat nichts davon. Der eine Kunde schickt ein sauberes Leistungsverzeichnis mit Artikelnummern. Der nächste schreibt drei Sätze in eine E-Mail: „Wie beim letzten Mal, aber diesmal 40 Stück und in der 6-Millimeter-Ausführung.“ Der dritte hängt ein gescanntes Formular an, auf dem jemand handschriftlich Mengen geändert hat.

Der Vertriebsinnendienst löst das heute mit Erfahrung. Er weiß, was „wie beim letzten Mal“ heißt, er kennt den Rahmenvertrag, er weiß, dass dieser Kunde immer Fracht frei Haus erwartet. Genau dieses Wissen ist der Grund, warum die Aufgabe nie an eine Formularlösung abgegeben werden konnte. Und es ist der Grund, warum sie jetzt geht: Ein Sprachmodell kann die drei Sätze in der E-Mail lesen, und die Rahmenvertragslogik steht im ERP.

Wie läuft die automatische Angebotserstellung ab?

Vier Schritte, die in der Praxis in Minuten laufen.

1. Anfrage einlesen. Die Anfrage kommt über den Posteingang oder direkt per Schnittstelle. PDF, E-Mail, Excel, Word — das Format ist zweitrangig. Auch Freitext wird verstanden. Wenn ein KI-gestützter Posteingang vorgeschaltet ist, erkennt dieser die Anfrage als solche und übergibt sie direkt, ohne dass jemand sie zuordnen muss.

2. Positionen extrahieren. Die KI erkennt angefragte Artikel, Mengen, Spezifikationen und Sonderanforderungen und legt sie als strukturierte Liste ab. Jeder Wert zeigt auf die Stelle im Originaldokument, aus der er stammt. Das ist keine Nebensache, sondern die Grundlage für Schritt vier.

3. Preise zuordnen. Jede Position wird gegen Preisliste, Rahmenvertrag und historische Angebote abgeglichen. Gibt es für den Kunden eine Sonderkondition, gilt sie. Gibt es zu einer Position keinen belegbaren Preis, wird sie markiert. Die KI rät nicht.

4. Angebot erzeugen und vorlegen. Ein Angebotsdokument im Layout der eigenen Vorlage wird erstellt und zur Freigabe vorgelegt — als PDF, als Excel oder als JSON über die API ins CRM oder ERP. Der Vertrieb sieht die markierten Positionen zuerst, ergänzt oder korrigiert, und gibt frei.

Woher kommen die Preise, und was passiert, wenn einer fehlt?

Die häufigste Sorge im Vertrieb ist nicht, dass die KI die Anfrage falsch liest. Sie ist, dass die KI einen Preis nennt, den es nicht gibt. Deshalb ist die Regel einfach: Preise kommen ausschließlich aus Quellen, die das Unternehmen selbst pflegt. Die Preisliste. Der Rahmenvertrag mit genau diesem Kunden. Das, was ihm beim letzten Mal angeboten wurde.

Fehlt zu einer Position ein Preis, weil der Artikel neu ist oder die Spezifikation von der Preisliste abweicht, bleibt das Feld leer und bekommt eine Markierung. Diese Positionen bilden die Arbeitsliste für den Menschen. Bei einer Anfrage mit vierzig Positionen, von denen drei markiert sind, prüft der Innendienst drei Positionen, nicht vierzig.

Das ist auch der Grund, warum Angebotsautomatisierung fast immer mit einer Frage an die Stammdaten beginnt: Wo steht die Preislogik wirklich? Steht sie im ERP, ist der Anschluss ein Schnittstellenthema. Steht sie in den Köpfen von zwei Mitarbeitern und in einer Excel-Datei auf dem Laufwerk, ist der erste Schritt des Projekts, sie aufzuschreiben. Das ist keine Schwäche der Technik. Es ist der Punkt, an dem ein Betrieb sein eigenes Wissen zum ersten Mal explizit macht, und davon profitiert er auch ohne KI.

Ein Beispiel: Fachgroßhandel mit Artikel- und Preisdaten

Nehmen wir einen Fachgroßhändler mit einigen tausend Artikeln, Staffelpreisen und Rahmenverträgen mit den größeren Kunden. Anfragen kommen täglich, ein guter Teil als E-Mail mit angehängter Bedarfsliste des Kunden — manchmal als Excel, manchmal als PDF aus dessen eigenem System, manchmal abfotografiert.

Der Innendienst liest heute jede Liste, sucht die eigenen Artikelnummern zu den Bezeichnungen des Kunden, schlägt den Staffelpreis nach, prüft den Rahmenvertrag und tippt das Angebot in die Vorlage. Eine Anfrage mit dreißig Positionen kostet eine gute halbe Stunde. Bei zwanzig Anfragen am Tag ist das ein Vollzeitäquivalent, das nichts anderes tut als abtippen und nachschlagen.

Mit automatisierter Angebotserstellung liest die KI die Bedarfsliste, ordnet die Kundenbezeichnungen den eigenen Artikeln zu, zieht Staffel- und Vertragspreis und erzeugt das Angebot. Die Positionen, bei denen die Zuordnung unsicher ist — etwa weil der Kunde eine Bezeichnung verwendet, die auf zwei Artikel passen könnte — sind markiert. Der Innendienst prüft diese, gibt frei, und die halbe Stunde wird zu wenigen Minuten. Das digitale Übernehmen von Artikel- und Preisdaten aus der Anfrage ist dabei kein separates Projekt, sondern Schritt zwei und drei desselben Ablaufs.

Wichtig an diesem Beispiel ist, was nicht passiert: Es wird kein Angebot ohne Sichtung verschickt, es wird kein Preis erfunden, und der Rahmenvertrag wird nicht übergangen, weil die Preisliste einen anderen Wert hat.

Was unterscheidet das von einem Konfigurator oder einem Chatbot?

Ein Konfigurator setzt voraus, dass der Kunde sich an die Struktur des Anbieters hält. Er füllt Felder aus, wählt aus Listen. Das funktioniert, wenn der Kunde mitspielt. Preisanfragen kommen aber in der Struktur des Kunden, nicht in der des Anbieters. Die automatisierte Angebotserstellung dreht das um: Sie nimmt die Anfrage so, wie sie kommt.

Ein Chatbot beantwortet Fragen. Er kann erklären, was ein Artikel kostet. Er erzeugt aber kein Dokument im Layout des Hauses, das gegen den Rahmenvertrag geprüft ist und im CRM als Angebot mit Nummer und Gültigkeit hinterlegt wird. Der Unterschied liegt im Ergebnis: Ein Angebot ist ein Vorgang mit Verantwortlichkeit, keine Antwort.

Wo sind die Grenzen?

Drei, offen benannt.

Erstens die Preislogik. Ist sie nicht dokumentiert, muss sie zuerst dokumentiert werden. Das ist Arbeit, die vor dem Projekt liegt, und sie lässt sich nicht durch ein besseres Modell abkürzen.

Zweitens Positionen, die eine fachliche Entscheidung brauchen. Wenn der Kunde „oder gleichwertig“ schreibt, entscheidet ein Mensch, was gleichwertig ist. Die KI kann vorschlagen, sie soll nicht entscheiden.

Drittens die Erkennung selbst. In produktiven Umgebungen liegt die Genauigkeit der Positionserkennung bei über 90 Prozent. Die verbleibenden Fälle sind markiert und landen auf der Arbeitsliste. Wer für die automatisierten Positionen null Minuten Prüfaufwand ansetzt, sollte das begründen können — wir haben an anderer Stelle beschrieben, warum der Automatisierungsgrad allein noch nichts über die Ersparnis sagt.

Häufige Fragen

Welche Lösung erstellt automatisch Angebote aus Preis-Anfragen?

Eine Lösung zur automatisierten Angebotserstellung liest die Anfrage als PDF, E-Mail, Excel-Leistungsverzeichnis oder Word-Dokument, extrahiert Artikel, Mengen und Spezifikationen, ordnet Preise aus Preisliste, Rahmenvertrag und historischen Angeboten zu und erzeugt ein strukturiertes Angebot, das zur Freigabe vorgelegt wird. feld.ai bietet das als eigene Lösung und als Baustein des KI-gestützten Posteingangs an.

Welche Anfrageformate lassen sich automatisch verarbeiten?

PDF-Anfragen, E-Mail-Text, Excel-Leistungsverzeichnisse und Word-Dokumente. Auch unstrukturierte Freitextanfragen werden verstanden und in einzelne Positionen aufgelöst.

Woher kommen die Preise im automatisch erstellten Angebot?

Aus den Systemen, die es schon gibt: Preislisten, Rahmenverträge mit dem jeweiligen Kunden und historische Angebote. Die KI erfindet keine Preise. Findet sie zu einer Position keinen Preis, markiert sie die Position, statt einen Wert zu raten.

Wird das Angebot ohne Freigabe verschickt?

Nein. Das Angebot wird formatiert und zur Freigabe vorgelegt. Vor dem Versand kann der Vertrieb jede Position anpassen. Unklare Positionen sind markiert, sodass die Prüfung sich auf sie konzentriert.

Wie genau ist die Erkennung der angefragten Positionen?

In produktiven Umgebungen liegt die Erkennungsgenauigkeit der Positionen bei über 90 Prozent. Unklare Positionen werden zur manuellen Prüfung markiert, und jede Korrektur verbessert die Erkennung für die nächste Anfrage. Wie das mit den eigenen Anfragen aussieht, zeigt sich am schnellsten an echten Beispielen: automatisierte Angebotserstellung ansehen oder direkt ein Erstgespräch vereinbaren.