Angebote automatisch aus Preisanfragen erstellen: So funktioniert es mit KI

Eine Preisanfrage kommt als E-Mail mit PDF-Anhang. Der Kunde verwendet eigene Artikelbezeichnungen, bestellt in Kartons und fragt nach einem Liefertermin. Für ein belastbares Angebot braucht der Vertrieb die passenden Artikel, gültige Preise und eine Antwort auf die offenen Fragen. Genau diese Vorarbeit lässt sich mit KI unterstützen.

Das Ziel ist ein prüfbarer Angebotsentwurf mit den eigenen Preisen und Konditionen. Je nach vereinbartem Umfang entsteht zusätzlich eine Antwort-E-Mail, die nach menschlicher Freigabe versendet werden kann. Postfach, ERP, Vorlagen und Freigaben werden dafür als zusammenhängender Prozess eingerichtet.

Welche Lösung erstellt automatisch Angebote aus Preis-Anfragen?

feld.ai kann Dokumente auslesen, strukturierte Positionen mit hinterlegten Referenzdaten abgleichen und neue Dokumente erstellen. Auf dieser Grundlage richten wir die automatisierte Angebotserstellung für den jeweiligen Betrieb ein. Welche Preise gelten, wie ein Angebot ins ERP gelangt und wer den Versand freigibt, gehört zur Einrichtung.

Das ist besonders dann interessant, wenn der Innendienst regelmäßig zwischen Anfrage, Artikelkatalog, Preisquelle und Angebotsvorlage wechselt. Die KI übernimmt Teile des Lesens und Zuordnens. Der Vertrieb beurteilt den Entwurf und verantwortet das Angebot, das an den Kunden geht.

Wie läuft die Angebotserstellung ab?

1. Anfrage übernehmen. PDF, Excel, Word und E-Mails mit Anhängen werden hochgeladen oder über eine eingerichtete Anbindung übernommen. Ein KI-gestützter Posteingang kann die Zuordnung zum passenden Prozess unterstützen. Welche Postfächer und Nachrichten dazugehören, legen wir bei der Einrichtung fest.

2. Positionen aufbereiten. Artikelbezeichnungen, Mengen, Einheiten, Spezifikationen und gewünschte Liefertermine werden als strukturierte Liste erfasst. Quellenhinweise können die Prüfung am Original erleichtern. Unleserliche Angaben und fehlende Spezifikationen brauchen eine Klärung.

3. Artikel und Konditionen abgleichen. Kunden- und Artikelstammdaten helfen bei der Zuordnung. Preise kommen aus den dafür vereinbarten Quellen. Regeln für Kundensonderpreise, Staffelpreise, Rabatte, Verpackungseinheiten und Gültigkeit werden mit dem Vertrieb festgelegt.

4. Entwurf prüfen. Das Team sieht die aufbereiteten Positionen, Preisquellen und offenen Punkte und kann den Entwurf korrigieren. Markierungen helfen bei der Orientierung; auch eine unmarkierte Position kann einen Fehler enthalten. Die fachliche Prüfung umfasst das Angebot als Ganzes.

5. Angebot übergeben oder versenden. Je nach eingerichtetem Ablauf wird ein PDF bereitgestellt oder ein Angebotsentwurf ins ERP übernommen. Eine angebundene Versandfunktion kann anschließend die genehmigte Antwort-E-Mail mit dem genehmigten Anhang versenden. Ein Prozess, der ausschließlich Entwürfe bereitstellt, ist ebenso möglich.

Wie wird das ERP eingebunden?

Das ERP bleibt die vereinbarte Quelle für die Daten, die dort gepflegt werden. Für den Angebotsprozess sind meist zwei Richtungen relevant: Kunden, Artikel, Preise und Konditionen werden bereitgestellt; der geprüfte Entwurf wird bei Bedarf als Angebot zurückgegeben.

Für einen Einstieg können freigegebene Datenexporte ausreichen. Eine laufende Anbindung wird anhand der verfügbaren Schnittstellen eingerichtet. Dabei klären wir, welche Daten aktuell sein müssen, wann sie aktualisiert werden und ob der Entwurf als Dokument oder als bearbeitbares Angebot mit eigener Angebotsnummer im Zielsystem ankommen soll. Das ist ein Integrationsprojekt, kein pauschal vorhandener Anschluss an jedes ERP.

Bestand und Lieferfähigkeit brauchen besondere Aufmerksamkeit. Ein Wunschdatum in der Anfrage ist noch keine Lieferzusage. Verfügbarkeiten, Liefertermine und gegebenenfalls Teillieferungen können nur dann verlässlich in den Prozess einfließen, wenn die passenden Daten und Regeln bereitstehen. Fehlen sie, bleibt die Zusage eine Aufgabe für den Vertrieb.

Welche Preise gelten?

Die Preisquelle allein beantwortet noch nicht jede Frage. Ein Artikel kann einen Listenpreis, einen kundenspezifischen Vertragspreis und eine Mengenstaffel haben. Dazu kommen Währung, Gültigkeitszeitraum, Zuschläge, Versandkosten und Rabattgrenzen. Die Reihenfolge dieser Regeln muss feststehen, bevor Angebote daraus entstehen.

Ein früheres Angebot kann helfen, „wie beim letzten Mal“ zu verstehen. Es belegt aber nicht, dass der damalige Preis oder Liefertermin heute noch gilt. Deshalb werden historische Angebote als Kontext verwendet; die aktuellen Konditionen müssen aus einer gültigen Quelle stammen oder ausdrücklich bestätigt werden.

Bei fehlenden Preisen, widersprüchlichen Konditionen oder einer unklaren Mengeneinheit braucht der Entwurf eine Rückfrage. Solche Fälle dürfen im eingerichteten Prozess erst nach Klärung freigegeben werden. Die Kontrolle sollte daher auch prüfen, ob die benötigten Daten überhaupt vorliegen.

E-Mail-Anbindung: vom Postfach bis zur Freigabe

Das Einlesen einer E-Mail-Datei und die laufende Anbindung eines Vertriebs- oder Sammelpostfachs sind zwei unterschiedliche Aufgaben. Für die Postfachanbindung vereinbaren wir das verwendete System, die betroffenen Ordner, Zugriffsrechte und die Zuordnung von Nachrichten und Anhängen zum Vorgang.

Beim Ausgang gibt es zwei sinnvolle Varianten. Nur Entwurf: Das Team erhält das Angebot und einen vorbereiteten Antworttext und versendet beides im bisherigen E-Mail- oder ERP-System. Versand nach Freigabe: Wir richten einen Ablauf ein, in dem eine berechtigte Person die konkrete ausgehende Nachricht genehmigt.

Diese Freigabe umfasst Absender, Empfänger einschließlich Kopien, Betreff, Nachrichtentext und die genaue Version des Angebotsanhangs. Ändert sich danach ein Preis, ein Empfänger, der Text oder der Anhang, ist eine neue Freigabe erforderlich. Auch eine Rückfrage an den Kunden kann auf diese Weise vorbereitet und genehmigt werden.

Zum vereinbarten Versandprozess gehören die Ablage am Vorgang, der Versandstatus und der Umgang mit Fehlern. Ist nach einem Verbindungsabbruch unklar, ob eine Nachricht bereits übergeben wurde, muss das geklärt werden, bevor erneut gesendet wird. Anfrage, freigegebene Antwort und Angebot bleiben so zusammen nachvollziehbar.

Ein Beispiel aus dem Fachgroßhandel

Ein Kunde fragt nach „zwei Kartons wie zuletzt, diesmal in 6 mm“. Im eingerichteten Prozess wird zuerst ermittelt, welches frühere Produkt gemeint sein könnte. Passen mehrere Varianten, braucht der Vertrieb eine Auswahl oder eine Rückfrage.

Der Artikelstamm liefert die Verpackungseinheit. Erst wenn feststeht, wie viele Stück ein Karton dieses Artikels enthält, kann die angefragte Menge mit dem Preis pro Stück verrechnet werden. Für den Kunden gilt möglicherweise ein Vertragspreis; dessen Gültigkeit und Verhältnis zur Mengenstaffel müssen festgelegt sein.

Ist die gewünschte Ausführung nicht verfügbar, entscheidet das Team über eine Alternative oder Teillieferung. „Ähnlich“ bedeutet noch nicht „gleichwertig“. Der Entwurf enthält anschließend die bestätigten Positionen und Konditionen. Mit eingerichteter Versandfunktion prüft das Team auch die Antwort-E-Mail und gibt genau diese Fassung frei.

Das Beispiel beschreibt den vorgesehenen Ablauf eines konfigurierten Projekts. Wie viel Zeit er spart, lässt sich erst mit den tatsächlichen Anfragen und dem verbleibenden Prüfaufwand beurteilen.

Was sollte ein Pilot klären?

Ein sinnvoller Pilot umfasst sowohl häufige Standardanfragen als auch schwierige Fälle: unbekannte Artikelbezeichnungen, Verpackungseinheiten, unvollständige Spezifikationen, Sonderrabatte, fremdsprachige Anfragen und Änderungen in einer laufenden E-Mail-Konversation.

Gemessen werden die Vollständigkeit der erfassten Positionen, die Qualität der Artikelzuordnung, die korrekte Anwendung der vereinbarten Preisregeln und die Zeit bis zum freigegebenen Entwurf. Dazu gehören auch Korrekturen und Rückfragen. Warum der Automatisierungsgrad allein keine Ersparnis belegt, erläutert unser Beitrag Automatisierungsgrad ist nicht Ersparnis.

Aus den Ergebnissen entstehen Anpassungen an Daten, Zuordnungen und Regeln. Eine Korrektur durch einen Mitarbeiter trainiert nicht automatisch das Modell. Verbesserungen werden gezielt eingerichtet und erneut geprüft.

Häufige Fragen

Welche Lösung erstellt automatisch Angebote aus Preis-Anfragen?

feld.ai bietet die Grundlage, um Anfragen auszulesen, Positionen mit eigenen Artikel- und Kundendaten abzugleichen und Dokumente zu erstellen. Daraus richten wir einen Angebotsprozess mit Ihren Preisquellen, Vorlagen und Freigaberegeln ein. ERP-Anbindung, Postfachanbindung und optionaler Versand werden im Projekt abgestimmt.

Welche Anfrageformate lassen sich verarbeiten?

PDF, Excel und Word sowie E-Mails als EML oder MSG einschließlich unterstützter Anhänge. Freitext, Scans und unvollständige Angaben können zusätzliche Prüfung erfordern. Die laufende Übernahme aus einem Postfach wird separat eingerichtet.

Woher kommen die Preise im Angebotsentwurf?

Aus den vereinbarten, gültigen Preisquellen: etwa ERP-Preisen, freigegebenen Preislisten und Kundenvereinbarungen. Welche Kondition Vorrang hat, wird festgelegt. Frühere Angebote dienen als Kontext; ihr Preis wird nicht ungeprüft übernommen. Fehlende oder widersprüchliche Preise müssen geklärt werden.

Kann feld.ai das Angebot auch per E-Mail versenden?

Ja, als eingerichteter Bestandteil des Projekts: Ihr Team prüft und genehmigt die konkrete Antwort mit Empfängern, Text und Angebotsanhang. Änderungen daran erfordern eine neue Freigabe. Alternativ bleibt der Prozess bei einem Entwurf, den Sie über Ihr bestehendes E-Mail- oder ERP-System versenden.

Wie genau ist die Erkennung der angefragten Positionen?

Das hängt von Ihren Dokumenten, Artikelbezeichnungen und Stammdaten ab und wird mit repräsentativen Anfragen geprüft. Markierungen helfen bei der Prüfung, erfassen aber nicht zwingend jeden Fehler. Korrekturen führen nicht automatisch zu einem Training des Modells.

Sehen Sie sich den Ablauf der automatisierten Angebotserstellung an oder besprechen Sie Ihre Anfragen und Datenquellen in einem Erstgespräch.