Modulare Dokumentenpipeline

Rechnungen, Verträge, Akten, Nachweise: In jedem Unternehmen kommen jeden Tag Dokumente an. Jemand muss sie lesen, zuordnen, prüfen und entscheiden. Das kostet Zeit, und es passiert nach Gefühl.

feld.ai macht daraus einen Prozess, der von selbst läuft. Dokumente kommen rein. Geprüfte Vorgänge kommen raus. Der Mensch kümmert sich nur noch um die Fälle, die ihn wirklich brauchen. Und er kann jederzeit nachsehen, was die Plattform getan hat, und es ändern.

Auf einen Blick

• Jedes Dokument, in jedem Format. PDF, Excel, Scan, E-Rechnung, E-Mail mit Anhängen. Niemand muss vorher sortieren oder umwandeln.
• Alles läuft automatisch. Lesen, Dokumentart erkennen, Angaben herausholen, zusammengehörige Dokumente bündeln, prüfen. Niemand muss etwas anstoßen.
• Ergebnis mit Beleg. Jedes Ergebnis zeigt, woher es kommt. Ein Klick führt an die Stelle im Original.
• Der Mensch behält die Kontrolle. Es gibt eine Oberfläche, in der er alles nachvollziehen und ändern kann. Was er entscheidet, bleibt.
• Ein neuer Prozess ist eine Einstellung. Dokumentarten, Angaben und Prüfregeln werden festgelegt, nicht programmiert.

So läuft ein Dokument durch feld.ai

Es kommt herein. Als PDF, Excel, Scan, E-Rechnung oder E-Mail mit Anhängen. Hochgeladen, als ganzer Ordner oder direkt aus einem anderen System. Ab hier läuft alles von selbst.

Es wird gelesen. Die Plattform liest jede Seite, auch 300 Seiten am Stück. Sie erkennt, um welche Dokumentart es sich handelt. Sie holt die Angaben heraus, die der Prozess braucht: Absender, Datum, Positionen, Beträge, Tabellen. Zu jeder Angabe merkt sie sich die Stelle im Original.

Es kommt zu dem, was dazugehört. Ein Dokument allein sagt wenig. Eine Rechnung braucht ihren Vertrag. Ein Widerspruch braucht seine Akte. Darum bündelt die Plattform zusammengehörige Dokumente zu einer Gruppe. Kommt später ein Dokument dazu, sortiert sie es ein.

Die Gruppe wird geprüft. Ist alles da? Passen die Beträge zum Vertrag? Stimmen die Angaben mit den Stammdaten überein? Das Ergebnis steht an der Gruppe: ein Status, eine Notiz in Stichworten und ein Bericht mit Belegstellen. Fehlt eine Unterlage, steht da „offen“, nicht „bestanden“.

Ein Mensch entscheidet. Erst jetzt kommt die Sachbearbeitung dazu. Und nur bei den Gruppen, die sie wirklich braucht.

Der Mensch behält die Kontrolle

Automatisch heißt nicht unsichtbar. Jede Gruppe hat ihr Dokumentenboard. Dort liegt alles beieinander: die Dokumente, der Status, die Notiz, eine Checkliste mit Begründungen und ein Chat, der Fragen zu den Dokumenten beantwortet und seine Quellen nennt. Ein Klick auf einen Wert springt an die Stelle im Original. Niemand blättert mehr eine Rechnung von vorn durch, um einen Zuschlag zu finden.

Hier liest die Sachbearbeiterin, fragt nach, ordnet zu und setzt den Status. Und eine Regel gilt immer: Was ein Mensch gesetzt hat, bleibt. Die Plattform überschreibt es nicht. Auch dann nicht, wenn die Prüfung noch einmal läuft. Die Maschine schlägt vor. Der Mensch entscheidet.

Beispiel: Frachtrechnungen prüfen

Eine Frachtrechnung hat oft Dutzende Sendungen und Zuschläge. Bisher wurde sie Zeile für Zeile gegen den Vertrag geprüft. Wenn überhaupt.

Mit feld.ai kommt die Rechnung herein. Die Plattform liest sie, findet den Vertrag des Frächters und prüft jede Position dagegen: Stimmt der Tarif? Sind die Zuschläge vereinbart? Wurde etwas doppelt berechnet? Danach steht an der Rechnung ein Status und eine Notiz, zum Beispiel „Offen: Zuschläge“. Im Bericht steht, welcher Zuschlag im Vertrag fehlt, mit der Stelle in Rechnung und Vertrag.

Die Sachbearbeiterin sieht nur die Rechnungen, bei denen etwas offen ist. Sie liest die Notiz, stellt dem Frächter die Rückfrage und setzt die Rechnung auf „Erledigt“. Programmiert wurde für diesen Prozess nichts. Warum sich die Prüfung von Frachtrechnungen lohnt, steht in Viele Seiten, wenig Kontrolle.

Was das für Sie heißt

• Ein Weg für alle Prozesse. Rechnungsprüfung, Aktenbildung, Onboarding: Der Ablauf ist immer derselbe. Wer einen Prozess bedienen kann, kann alle bedienen.
• Schnell eingerichtet. Ein neuer Prozess ist eine Einstellung, kein Softwareprojekt. Ändert sich der Vertrag, ändert sich die Einstellung.
• Automatisch, aber nie außer Kontrolle. Die Pipeline arbeitet von selbst. Der Mensch sieht jederzeit, was sie getan hat, und kann es ändern.

Ob sich Ihr Prozess so abbilden lässt, klären wir am besten im Erstgespräch. Bringen Sie dazu einen Satz echter Dokumente mit.