Frachtkosten-Audit vorbereiten

Für ein Frachtkosten-Audit sind Frachtrechnungen mit ihren Einzelpositionen, zugehörige Gutschriften und die geltenden Vereinbarungen über Tarife und Zuschläge die wichtigsten Grundlagen. Verfügbare Sendungsdaten helfen, die berechneten Leistungen zuzuordnen. Zum Einstieg vereinbaren wir einen Bestand für einen Frächter und einen klaren Zeitraum.

Sie müssen vor dem ersten Gespräch nicht alles bereinigen oder digitalisieren. Eine Übersicht der Unterlagen und offenen Fragen genügt. Entscheidend ist: Entspricht die Abrechnung den vereinbarten Konditionen? Fehlende Tarife ersetzen wir nicht durch Vermutungen.

Einen Frächter und einen Zeitraum auswählen

Wählen Sie einen Bestand, dessen Abrechnung Sie nachvollziehen möchten. Notieren Sie verfügbare und fehlende Konditionen. Legen Sie fest, ob bezahlte oder offene Rechnungen geprüft werden, und erfassen Sie betroffene Transportarten und Gesellschaften.

Rechnungsdatum und Leistungsdatum können auseinanderfallen. Vereinbaren Sie das Datum für die Bestandsabgrenzung und berücksichtigen Sie spätere Korrekturen. Halten Sie fest, was nicht zum Auftrag gehört, etwa weitere Frächter. Ein abgegrenztes Audit umfasst nicht unbegrenzt viele Belege oder jeden denkbaren Sachverhalt.

Welche Unterlagen ein Frachtaudit braucht

Unterlagen	Was darin möglichst erkennbar sein sollte
Frachtrechnungen und Anlagen	Rechnungsnummer, Positionen, Leistungsdaten, Beträge, Währung und Bezug zur Sendung; bei Sammelrechnungen auch die Detailanlage
Gutschriften und Stornos	Bezug zur ursprünglichen Rechnung oder Position, Betrag und Status der Korrektur
Verträge und Tarifblätter	Frächter, Vertragspartner, Tarifversion, Gültigkeit, Preisstaffeln und Berechnungsgrundlage
Zuschlagsvereinbarungen und Nachträge	Regeln für beispielsweise Diesel, Maut oder Sonderleistungen einschließlich Änderungen im Zeitraum
Verfügbare Sendungsdaten und Frachtaufträge	Sendungskennung, Strecke oder Zone, Leistungsdatum und abrechnungsrelevante Mengen

Diese Tabelle ist eine Bestandsaufnahme, keine Zugangsvoraussetzung für das Erstgespräch. Kennzeichnen Sie Unterlagen als vorhanden, teilweise vorhanden oder fehlend. So können wir den sinnvollen Prüfumfang und nötige Rückfragen besprechen.

Bei leistungsabhängigen Gebühren helfen ein Leistungsnachweis oder eine dokumentierte Zusatzbeauftragung. Fehlen sie, bleibt der Befund offen. Die Frachtrechnungsprüfung erklärt den Unterschied zwischen Auffälligkeit und bestätigter Abweichung.

Tarifversionen und Gültigkeit kenntlich machen

Stellen Sie verfügbare Tarifblätter zusammen, nicht nur die neueste Fassung. Notieren Sie bekannte Kennungen und Gültigkeitszeiträume. Ordnen Sie Nachträge dem Vertrag zu, den sie ändern. Unbekannte Daten gehören auf die Fragenliste.

Klären Sie, welches Datum laut Vereinbarung für die Tarifwahl maßgeblich ist. Das muss nicht das Rechnungsdatum sein. Dokumentieren Sie individuelle Absprachen. Solange mögliche wirksame Nebenvereinbarungen ungeklärt sind, ist eine Tarifabweichung kein bestätigter Fehler. Widersprüchliche Grundlagen gehören nicht in eine Einsparungssumme.

Logistik Buchhaltung Einkauf und IT einbeziehen

Eine praktikable Aufgabenverteilung für die Vorbereitung ist:

• Die Logistik grenzt die Leistungen ab und erklärt Sendungskennungen, Mengen sowie Sonderfälle.
• Einkauf oder Vertragsverantwortliche liefern verfügbare Tarife, Nachträge und Hinweise zu individuellen Konditionen.
• Die Buchhaltung stellt Rechnungen und Gutschriften bereit und klärt den Zahlungsstatus.
• Die IT unterstützt bei vorhandenen Exporten und der Zuordnung zwischen Systemen, wenn dies erforderlich ist.

Benennen Sie eine Person für gebündelte Rückfragen und die Freigabe des Prüfumfangs. Vor der Übermittlung vereinbaren wir Zugriffsrechte, Datenminimierung und Übertragungsweg. Personenbezogene Angaben ohne Prüfrelevanz bleiben außen vor. Für das Erstgespräch müssen Sie noch keine Originalrechnungen senden.

Originaldateien und verfügbare Exporte bereitstellen

PDF-Rechnungen, Scans und Excel-Tarifblätter dürfen unterschiedlich aufgebaut sein. Liefern Sie Originaldateien und verfügbare Exporte, etwa CSV-Detailanlagen. Sie müssen Tarifblätter nicht selbst vereinheitlichen. Wir klären zuerst, was sich verlässlich auswerten lässt.

Sendungs-, Auftrags- und Rechnungsnummern sollten als Text erhalten bleiben, damit führende Nullen nicht verloren gehen. Unterschiedliche Kennungen zwischen Systemen brauchen eine Zuordnung; fehlende Zuordnungen bleiben offene Fragen. Verändern Sie Originaldateien nicht und erläutern Sie erfolgte Bereinigungen separat.

Geben Sie bei Zahlen nach Möglichkeit Währung und Einheit an: Kilogramm ist nicht Tonne, tatsächliches Gewicht nicht automatisch das tarifliche Abrechnungsgewicht. Wichtig sind auch Rundungsregeln, Dezimaltrennzeichen und Vorzeichen. Nettobeträge werden mit Nettobeträgen verglichen und Umsatzsteuer getrennt betrachtet. Eine bloße Brutto-Netto-Differenz darf nicht als Tarifabweichung erscheinen. Eine Auswertung nach Strecken oder Transportarten setzt passende Sendungsdaten und Zuordnungen voraus.

Fiktives Beispiel für einen nachvollziehbaren Befund

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv und verwendet keine Kundendaten. Für eine Sendung sieht die zum maßgeblichen Datum gültige Vereinbarung einen Zuschlag von 12 Euro netto vor. Die Rechnung weist für dieselbe Leistung 15 Euro netto aus. Daraus ergibt sich zunächst eine mögliche Abweichung von 3 Euro netto.

Der Befund nennt Rechnung, Position, Sendungskennung, Vereinbarung und Rechenweg. Anschließend wird geprüft, ob eine Zusatzleistung die Differenz erklärt oder eine Gutschrift vorliegt. Eine vorhandene Gutschrift über 3 Euro netto darf nicht nochmals als offene Rückforderung zählen. Auch überlappende Prüfregeln dürfen dieselbe Position nicht mehrfach zählen. Ein Befund ist weder eine bestätigte Forderung noch eine erhaltene Erstattung.

Was Sie als Ergebnis erhalten sollten

Für das vereinbarte Audit halten wir drei Ergebnisse fest:

• Eine Übersicht zur Datenqualität mit den erfassten Unterlagen, fehlenden Grundlagen und nicht prüfbaren Positionen.
• Nachvollziehbare Befunde mit Fundstelle, Vergleichsgrundlage, Rechenweg und Status; bedingte Beträge bleiben als solche gekennzeichnet.
• Eine gemeinsame Durchsicht, in der fachliche Rückfragen, vorhandene Korrekturen und nächste Schritte besprochen werden.

Die Übersicht zur Datenqualität zeigt, wo eine Prüfung belastbar ist und wo Unterlagen nachgereicht werden müssen. Auch ein Bestand ohne bestätigte Abweichungen kann eine nützliche Antwort liefern. Wie Sie anschließend zwischen Rechnungsprüfung, Tarifberatung und operativen Maßnahmen unterscheiden, beschreibt der Leitfaden zum Senken der Frachtkosten.

Umfang und Einstiegspreis vorab vereinbaren

Rund 3.750 Euro netto sind eine Orientierung für einen abgegrenzten Einstieg. Umfang und Preis werden vorab vereinbart. Diese Orientierung ist kein pauschaler Festpreis für einen unbegrenzten Rechnungsbestand und keine Zusage einer bestimmten Einsparung.

Für das Angebot sind Zeitraum, Frächter, Abrechnungsformate, Datenqualität, verfügbare Konditionen und erforderliche Zuordnungen relevant. Ebenso halten wir fachlichen Prüfaufwand, Ergebnisformat und gemeinsame Durchsicht fest. Vor Beginn ist damit klar, was geprüft wird und welche Fragen außerhalb des Auftrags liegen.

Laufende Software gesondert entscheiden

Ein Audit eines vorhandenen Bestands und eine laufende Prüfung neuer Rechnungen sind unterschiedliche Aufträge. Wenn eine regelmäßige Kontrolle sinnvoll erscheint, können Sie anschließend die automatisierte Frachtrechnungsprüfung besprechen. Eine laufende Softwarelösung mit Integration und Betrieb braucht eine separate kaufmännische Vereinbarung; sie ist nicht automatisch im Einstieg enthalten.

Mit einer Übersicht des Bestands beginnen

Laden Sie die Checkliste als CSV herunter und tragen Sie je Punkt den Stand der Unterlagen sowie offene Fragen ein. Für das erste Gespräch genügen ein möglicher Frächter, ein Zeitraum, verfügbare Formate und Ihr konkretes Prüfziel.

Sie finden weitere Angaben beim Angebot zur Frachtkostenprüfung oder können ein Erstgespräch anfragen.