Was ist Frachtrechnungsprüfung?

Frachtrechnungsprüfung, auch Frachtenprüfung oder Freight Audit, gleicht Frachtrechnungen mit den vereinbarten Konditionen und verfügbaren Nachweisen der Transportleistung ab. Dazu gehören Tarifblätter, Zuschlagsvereinbarungen und Sendungsdaten oder der CMR-Frachtbrief. Ziel ist, Abrechnungen nachvollziehbar zu prüfen und unklare Positionen vor einer Freigabe oder Korrekturanfrage zu klären.

Ein Frachtkosten-Audit kann einmalig einen abgegrenzten Rechnungsbestand untersuchen. Eine laufende Frachtrechnungsprüfung wendet vereinbarte Regeln auf neue Belege an. Software kann beide Abläufe unterstützen; fachliche Entscheidungen und die Verantwortung für Zahlungen bleiben gesondert festzulegen. Zahlungsabwicklung ist eine zusätzliche Leistung, kein notwendiger Bestandteil jedes Audits.

Welche Bestandteile einer Frachtrechnung werden geprüft?

Prüffälle entstehen etwa bei:

• Grundfracht: Passt die Preisstaffel zur Relation und zum tariflich maßgeblichen Gewicht oder Volumen?
• Diesel- und Mautzuschlägen: Stimmen Berechnungsbasis, Indexstand und Gültigkeit mit der Vereinbarung überein?
• Nebenleistungen wie Standgeld, Avisierung oder Verzollung: Liegen Beauftragung und Leistungsnachweis vor?
• Dubletten, Stornos und Gutschriften: Ist eine Position bereits abgerechnet oder korrigiert?

Ein höherer Rechnungsbetrag ist nicht automatisch falsch. Geänderte Mengen, andere Transportarten oder berechtigte Zusatzleistungen können ihn erklären. Ein Audit gegen vertragliche Konditionen beantwortet auch nicht von sich aus, ob bessere Marktpreise verhandelbar wären.

Wie funktioniert der Abgleich?

1. Prüfumfang festlegen. Frächter, Zeitraum, Rechnungsarten, Datenbasis und Zuständigkeiten vereinbaren.
2. Dokumente strukturieren. Rechnungspositionen und Referenzdaten aus verfügbaren PDFs, Scans oder Excel-Tabellen erfassen. Lesefehler und unsichere Zuordnungen prüfen.
3. Drei Quellen verbinden. Rechnung, gültige Kondition und Transportnachweis zusammenführen. Tarifversionen, Einheiten, Rundungen und Leistungsdatum beachten.
4. Befunde einordnen. Fundstelle, Rechenweg, Differenz und offene Fragen dokumentieren. Fehlende Unterlagen begrenzen das Prüfergebnis.
5. Maßnahme und Wirkung verfolgen. Bestätigte Abweichungen besprechen, gegebenenfalls eine Korrektur anfragen und die tatsächliche Wirkung separat erfassen.

Eine automatische Freigabe braucht definierte Regeln, Toleranzen und Berechtigungen. Sie folgt nicht allein daraus, dass ein Dokument lesbar ist. Geänderte Tarife und Sondervereinbarungen müssen auch in einer laufenden Prüfung gepflegt werden.

Welche Kennzahlen sollten getrennt bleiben?

Erkennungsqualität, korrekt verbuchte Positionen und automatisch freigegebene Rechnungen messen unterschiedliche Dinge. Für das wirtschaftliche Ergebnis zählen zusätzlich bestätigte Abweichungen, tatsächlich vermiedene Zahlungen oder erhaltene Erstattungen und der verbleibende Prüfaufwand.

Fiktives Rechenbeispiel, keine Kundenmessung: 3.000 Rechnungen mit jeweils 10 Minuten manueller Bearbeitung entsprechen 500 Stunden. Daraus lässt sich noch keine Automatisierungsersparnis ableiten. Dafür müssen Datenaufbereitung, Ausnahmeprüfung, Freigaben, Tarifpflege und Systembetrieb nach der Umstellung mitgemessen werden. Frei werdende Zeit ist zunächst Kapazität, nicht automatisch eine geringere Personalauszahlung.

Bei der bestehenden öffentlichen Referenz Logwin werden im deutschen Livebetrieb mehr als 90 % der Rechnungspositionen korrekt verbucht. Das belegt Erfahrung mit Rechnungsverarbeitung, keine gemessene Frachtkostenersparnis und keine allgemeine automatische Freigabequote. Zur Referenz.

Wer hilft bei Frachtrechnungen und wer bei anderen Transportkosten?

feld AI verbindet die strukturierte Verarbeitung von Rechnungsdaten mit regelbasiertem Abgleich und fachlicher Prüfung. Ein begrenztes Frachtkosten-Audit ist ein möglicher Einstieg; eine laufende Softwarelösung wird separat vereinbart.

Für Ausschreibungen, Verhandlungen oder die Transportplanung sind Einkauf, Logistik oder entsprechende Beratungen zuständig. Ein TMS unterstützt Transportprozesse und kann Prüfmodule enthalten. Der Leitfaden zum Senken der Frachtkosten hilft bei dieser Abgrenzung. Die Audit-Checkliste erklärt die Vorbereitung.

Häufige Fragen

Was ist Frachtrechnungsprüfung?

Frachtrechnungsprüfung, auch Freight Audit, gleicht Frachtrechnungen mit vereinbarten Konditionen und verfügbaren Nachweisen der erbrachten Transportleistung ab. Sie kann einen bestehenden Rechnungsbestand oder laufend neue Rechnungen betreffen.

Was bedeutet 3-Way-Match bei Frachtrechnungen?

Der Dreifach-Abgleich verbindet Rechnung, gültige Vereinbarung und Transportnachweis. Eine Freigabe setzt zusätzlich die vereinbarten Prüfregeln und Berechtigungen voraus. Fehlende Daten oder Widersprüche bleiben zur fachlichen Klärung offen.

Ist eine Abweichung bereits eine Einsparung?

Nein. Ein auffälliger Betrag ist zunächst ein Prüffall. Bestätigte Abweichung, Korrekturanfrage, Gutschrift und tatsächlich reduzierte Zahlung oder Erstattung sind getrennte Ergebnisse. Zeitentlastung ist ebenfalls nicht automatisch eine zahlungswirksame Ersparnis.

Welche Kennzahl ist bei feld AI öffentlich belegt?

Bei Logwin werden im deutschen Livebetrieb mehr als 90 % der Rechnungspositionen korrekt verbucht. Die Referenz belegt Rechnungsverarbeitung, keine gemessene Frachtkostenersparnis und keine allgemeine automatische Freigabequote.

Müssen Excel-Tarifblätter zuerst vereinheitlicht werden?

Für eine erste Einschätzung können vorhandene Excel-Dateien und PDFs genügen. Vor dem Audit werden Tarifversionen, Gültigkeit, Einheiten und Zuordnungen geprüft. Ohne belastbare Konditionen oder Sendungsmerkmale bleiben die betroffenen Prüfungen offen.